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【转载】高手之所以是高手,是因为这点做的比你强  

2017-06-13 07:16:24|  分类: 学习方法 |  标签: |举报 |字号 订阅

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做任何事都少不了时间,时间是必须具备的一个条件。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源,绝大多数人却都以为可以取用不竭。而有效的管理者与其他人最大的区别,就是他们非常珍惜自己的时间。

要了解时间是怎样耗用的,从而据以管理时间,我们必须先记录时间,但我们却一直把时间浪费在并不太重要的工作上。在那些工作中,时间的利用和浪费,充其量只会对效率和成本稍有影响而已。而在某些越来越重要的工作领域,我们却没有应用这套方法,尤其是那些时间因素特别重要的知识工作,特别是管理者的工作。

要知道,只有在这些方面,时间的运用和浪费才是直接攸关有效性和成果的。要提高管理者的有效性,有这么两件事是托推不掉的。
01
记录时间耗用的实际情形

事实上,许多管理者都备有一本小册子,自己记录,也有人请秘书小姐代为记录。重要的是,必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。

许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。半年之后,他们都会发现自己的时间耗用得很乱,浪费在种种无谓的小事上。经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。
02
要做有系统的时间管理

我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己下列几个问题。

1、找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间。

将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消。

然而许多大忙人天天在做一些他们觉得难以割舍的事,比如应邀讲演、参加宴会之类,不知占去了他们多少时间。而这些工作,他们本身既不感兴趣,做得也根本不够精彩。

其实,对付这类事情,只要审度一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有,只要谢绝就得了。

2、哪些活动可由别人代为参加而又不影响效果?

任何一个组织——企业、政府、学校和军事机关,几乎每一位主管人员都接到过上级有关做好授权的指示,而且他们本人也曾屡屡对其下属阐明授权的重要。但是这样的谆谆告诫是否产生效果,实在令人怀疑。原因非常简单:只是因为没有完全明了授权的意义。

如果认为所谓授权是说:“我的”工作应由别人来做,那就错了;因为你既拿了薪水,就该做你自己的工作。又有人认为:充分授权之后,最闲散的经理人便应该是最好的经理人。这样的看法不但荒唐,而且也是不道德的。

管理者如果真想有所作为,只要将可由别人做的事交给别人就得了。

参加会议就是个例子。虽然会议本来并没有什么别人处理不了的大事,但管理者总得出席。在文件的初稿出来之前,管理者往往要花上好几个小时参与讨论。总而言之,管理者所做的工作,确实有许许多多可由别人去做,而且也应该由别人去做。

“授权”这个名词,通常都被人误解了,甚至是被人曲解了。这个名词的意义,应该是把可由别人做的事情交付给别人,这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。

3、管理者在浪费别人的时间。

即使管理者处理的都是颇有成效的工作,其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。所以敢于问自己的下属:我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?从而改进。

许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间,然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大,造成错误。殊不知即使有了错误,也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产性的工作,则工作就进行得快多了。

事实上,一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作,绝不会有太大的风险。人总有一种倾向,高估自己地位的重要性,认为许多事非躬亲不可。纵然是最有效的管理者,仍然免不了有许多不必要的和非生产性的工作。

大胆减少自己的工作,真会出问题吗?只要看有些管理者虽然身患重病,甚至于身有残疾,仍能干得有声有色,就可知道这种顾虑是多余的。大胆减少无谓的工作,绝对无损于有效性。

03
如何消除浪费时间的活动

时间浪费有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的,身为主管者也应予以同等的重视。管理不善不仅会浪费大家的时间,更重要的是会浪费主管自己的时间。

1、找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。

应注意的现象是机构中一而再、再而三出现同样的“危机”。同样的危机如果出现了第二次,就绝不应该再让它出现第三次。

2、人员过多,也常造成时间浪费。

判断人数是否过多,有一个可靠的标准。如果一个高级管理人员,尤其是经理,不得不将他工作时间的十分之一花在处理所谓的“人际关系问题”上,花在处理纠纷和摩擦上,花在处理争执和合作等等问题上,这个单位就显得人数过多了。

人数过多,避免彼此侵犯,也难免成为绩效的阻碍。在精干的组织里,人的活动空间较大,不至于互相冲突,工作时也不用每次都向别人说明。
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